电子档案：技术、产品与应用（含视频、PPT）6月20日，由上海国家会计学院主办，用友、元年科技、中兴新云、金蝶集团、浪潮集团联合主办的“信息技术赋能会计融合创新”高峰论坛暨2020年影响中国会计人员的十大信息技术评选结果发布会在上海国家会计学院国际会议中心顺利举行，本次论坛揭晓了2020影响中国会计从业人员的十大IT信息技术的评选结果，并邀请各界嘉宾对入选的十项当前影响的信息技术和五项潜在影响的信息技术进行深入解读。
电子档案在本次评选中排名第四。对此，上海财经大学会计学院会计与财务实验室主任、副教授、博导饶艳超和桂林电子科技大学商学院副院长李立成分别进行了分享解读。
电子档案是一项非常基础并且已经落地的技术，对于日常工作的影响是显而易见的。国务院总理李克强2019年10月8日主持召开国务院常务会议，讨论通过《中华人民共和国档案法（修订草案）》（以下简称“草案”）。草案围绕完善档案管理相关制度，规定了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理责任，增加了档案信息化建设的规定，明确了电子档案的法律效力，并扩大档案开放利用，缩短档案封闭期。会议决定，草案经进一步修改后提请全国会审议。
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互 关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。档案行业标准中对于电子档案进行了专业技术定义，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。其中，电子文件指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
从专业技术定义中可以明确电子档案是一组技术的组合，涉及各种各样不同数字信息记录、形成、处理、存储、传输技术，可以分别从内容、结构和背景方面进行理解。内容是指以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。结构是电子档案的内容组织和存储方式，包括逻辑结构和物理结构。逻辑结构指电子档案内容各信息单元之间关系的描述而物理结构表示电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。电子档案、电子文件的内容和结构还会受到背景影响，背景是电子档案形成、传输、使用和维护的框架，包括行政背景、来源背景、业务流程背景以及技术背景等。
电子档案对于会计工作有非常直接的影响，虽然电子档案比较基础，但会计档案在会计人员日常工作中是非常关注、重视的技术。会计文件的立卷、编辑会计档案目录、会计档案的移交、会计档案的分类与排序、会计档案的电子化管理等。
《会计档案管理办法》对会计档案进行了定义，会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。《会计档案管理办法》对于电子会计档案包括的内容也进行规范，包括：会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。其中其他会计资料不仅包括银行对账单、纳税申报表等常规资料，还应当包括会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及会计档案的鉴定意见书，因为这是和档案管理本身相关的资料，这些资料的存储、保管和生成也是需要特别关注的。随着信息技术的应用今后会计档案的范畴将进一步拓展。
近年来，会计档案电子化稳步推进。2012年财政部、国家档案局陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作。2013-2014年财政部、国家档案局、国家税务总局、国家发展改革委专门针对电子的入账和保管问题多次开展研讨，并组织部分企业和地区开展电子及电子会计档案管理综合试点工作。2015年财政部、国家档案局79号令颁布的新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。2020年财政部、国家档案局6号文颁布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知，指出来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力，进一步对企业外部凭证电子化归档提供了指引。
电子档案技术的应用对于其他信息技术的应用都有一定影响。与电子档案技术相关的产品范畴包括电子系统、税务系统，同时也包含各类业务系统。实际上电子档案的最初数据来源是业务系统。业务系统是形成或管理机构活动数据的计算机系统，是电子档案相关产品中必不可少的一部分。电子文件管理系统是业务系统的一个子系统，是用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。
电子档案管理系统、数字档案馆以及开放档案信息系统也是电子档案行业相关产品。电子档案管理系统是对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。数字档案馆是运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系。开放档案信息系统是一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存信息并将其提供给指定用户的责任。开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存和可存取。“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。
就电子会计档案而言，电子会计档案包含ERP、财务共享中心、电子服务平台、国库电子凭证等业务系统。通过业务系统采集至电子凭证库或者通过实体影像库形式进入电子会计档案库中，最终在数字档案馆进行保存。类似电子档案产品的解决方案，实际是企业信息化建设最后一公里的保障。
总体而言电子档案的直接影响是工作效率明显提高，电子档案采集过程、申请借阅和归还效率也非常高。对于会计人员，现在还存在一些对于电子档案认知和理解以及应用上的差异，建议结合电子档案公认特征，针对这些特征按照企业不同的信息化需求以及不同企业、不同场景对于电子档案的保存价值需求，寻找会计信息化应用和电子会计档案推广普及中涉及会计基础工作的重点、难点问题，包括对于电子档案管理高效性、安全性、无纸化自动归档要求太阳城官网。
同时学习最新的会计档案电子化管理理念、技术和应用以及与会计档案相关的法律法规，对于特定电子会计档案产品的功能和核心价值进行深入的分析，结合不同的应用场景和保存价值的需求进行匹配。
电子档案是基于互联网，运用计算机开具、传输、接收和存储的标准化的数字电文形式的凭证，它能把纸质档案及载体的档案资源转化为数字化的档案信息；是一种融合云计算、大数据、区块链和人工智能等新兴信息技术，并拥有完善的安全管理机制的数字化档案存储方式；能实现档案管理的信息化、实时化和低成本，做到“数出一门，资源共享”。电子会计档案是电子档案的重要组成部分，包括电子、电子行程单、银行电子回单、XBRL财务报告等，它的广泛应用，有助于实现企事业单位和政府部门的财务管理数字化转型，让会计创造价值，推进数字经济建设。